КОМИТЕТ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ПРИКАЗ
от 03 сентября 2007 года N 21
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ
(утратил силу приказом Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия от 02.10.2007 г. N 24, НГР RU19000200700271)
С целью улучшения обслуживания юридических и физических лиц и регламентации процессов работы ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить административный регламент по предоставлению государственных услуг по обеспечению доступа к документам Архивного фонда Республики Хакасия и другим архивным документам путем предоставления справочно - поисковых систем (приложение).
2. Контроль за исполнением регламента возложить на заведующих отделами комитета.
Председатель комитета В.В. Цыбина
Приложение
к приказу Хаккомархива
от 03.09.2007 N 21
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ N 4 Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия предоставления государственной услуги по обеспечению доступа к документам Архивного фонда Республики Хакасия и другим архивным документам путем предоставления справочно - поисковых систем
1. Общие положения
1.1. Административный регламент N 4 Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия (далее - Хаккомархив) по обеспечению доступа к документам Архивного фонда Республики Хакасия и другим архивным документам путем предоставления справочно - поисковых систем (далее - Административный регламент N 4) разработан в целях повышения качества и доступности архивов, ускорения поиска необходимой информации среди архивных документов, определяет порядок и последовательность действий структурных подразделений и должностных лиц Хаккомархива.
1.2. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со ст.ст. 23, 24, 29, 33, 39 Конституции Российской Федерации, ст.ст. 20, 25 Конституции Республики Хакасия, ст.ст. 18, 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями от 04.12.2006), п.п. 2.1, 3.15 "Положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия", утвержденного постановлением Правительства Республики Хакасия от 14.09.2005 N 293 (с изменениями от 14.04.2006 N 98), "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации, регистрационный N 9059 от 06.03.2007), стандартами качества бюджетных услуг, оказываемых Хаккомархивом, утвержденными приказом Хаккомархива от 29.11. 2006 N 18.
1.3. Государственная услуга предоставляется государственными гражданскими служащими Хаккомархива в соответствии с положениями об отделах и должностными регламентами.
1.4. Государственная услуга предоставляется в целях предоставления гражданам и организациям справочно - поисковых систем к документам Архивного фонда Республики Хакасия, согласно ст. 24 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями от 04.12.2006) и сокращения времени поиска необходимой информации по их запросам.
Для качественной подготовки справочно - поисковых систем, в том числе межархивных, необходима процедура взаимодействия муниципальных архивов, организаций, граждан со структурными подразделениями Хаккомархива.
1.5. Подготовку и предоставление справочно - поисковых систем юридическим и физическим лицам ведут должностные лица Хаккомархива в течение пяти-дневной рабочей недели - с понедельника по пятницу включительно с 8-00 до 17- 00, перерыв на обед с 12-00 до 13-00:
Государственный архив Республики Хакасия по адресу: г. Абакан, ул. Щетинкина, 32, 3 этаж, кабинет N 13.
Отдел документов новейшей истории Архивного фонда Республики Хакасия госархива по адресу: г. Абакан, ул. Ленина, 67, 6 этаж.
2. Требования к порядку предоставления государственной услуги Порядок информирования о предоставлении государственной услуги.
2.1. Информация о порядке и условиях предоставления государственной услуги Хаккомархивом и его структурными подразделениями предоставляется бесплатно:
- путем непосредственного общения с гражданином в рабочем кабинете или с использованием средств телефонной связи;
посредством размещения информации в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет) о созданных справочно - поисковых системах, в том числе баз данных, изданных справочников, путеводителей, перечней, указателей по документам Архивного фонда Республики Хакасия
2.2. Сведения о местонахождении, контактных телефонах (телефонах для справок и консультаций), Интернет-адресах, адресах электронной почты, о графике (режиме) работы, о процедуре исполнения государственной функции Хаккомархива размещаются:
- в Интернете на странице Хаккомархива официального сайта Правительства Республики Хакасии.
2.3. Справочные адреса:
- NN телефонов (факсов):
Комитет по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия - (3902) 299-210 (факс), 299-169;
Государственный архив Республики Хакасия - (3902) 22-46-06 (факс), 22-25-41;
Отдел документов новейшей истории Архивного фонда Республики Хакасия госархива - (3902) 22-24-09.
- Адреса электронной почты:
Комитет по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия:
E-mail: arсhive@khakasnet. ru
Государственный архив Республики Хакасия: E-mail: cgarh@khakasnet.ru
- Адрес Интернета на официальном сайте Правительства Республики Хакасия: http://www.rhlider.ru
2.4. Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки:
Звонки принимаются руководителями и специалистами, в удобное для граждан рабочее время. Время ожидания разговора не может превышать 5- ти зуммеров.
При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности должностного лица, принявшего телефонный звонок.
Должностные лица обязаны дать квалифицированную консультацию по сути запроса либо дать номер телефона, где можно получить консультацию.
Время разговора не должно превышать 10 минут.
При невозможности должностного лица, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.
2.5. Требования к удобству и комфорту мест предоставления государственной услуги:
прием ведется в рабочих кабинетах;
для работы с базами данных предоставляется отдельное рабочее место и компьютер в читальном зале;
с изданными справочниками, путеводителями, перечнями, указателями и другими справочно - поисковыми системами на бумажных носителях - отдельное рабочее место в читальном зале.
2.6. Условия и сроки предоставления государственной услуги:
консультации даются без очереди, при необходимости часы приема граждан для консультаций согласуются по телефону - до 15 мин.;
получение справочно- поисковых систем в архиве - до 10 мин.
2.7. Порядок получения консультаций о предоставлении государственной услуги.
Консультации по вопросам предоставления государственной услуги даются специалистами бесплатно, согласно их должностному регламенту.
Консультации предоставляются по следующим вопросам:
правовая база, на основании которой ведется выдача справочно - поисковых систем для работы гражданам
ограничения предоставления справочно - поисковых систем, заключающих сведения содержащих государственную тайну;
порядок поиска информации в справочно - поисковых системах;
подготовка тематических справочно - поисковых систем по заказу гражданина или организации.
Заявитель может свободно выбирать варианты получения личной консультации: в режиме личного общения, по телефону, по электронной почте.
Консультации по телефону оказываются в соответствии с графиком работы должностных лиц Хаккомархива.
Информация по электронной почте предоставляется в режиме вопросов-ответов каждому потребителю услуги, задавшему вопрос, не позднее дня, следующего за днем получения вопроса.
2.8. Описание заявителей, которые могут пользоваться справочно - поисковыми системами.
Государственная услуга предоставляется всем юридическим и физическим лицам, у которых возникла необходимость в поиске информации по документам Архивного фонда Республики Хакасия, если это не противоречит действующему законодательству.
2.9. При получении государственной услуги граждане имеют право на:
уважительное отношение со стороны должностных лиц;
получение информации о видах справочно - поисковых систем;
получение информации о порядке и условиях предоставления услуги по работе со справочно - поисковыми системами;
выбор вида и формы получения одной из форм справочно - поисковой системы;
Выдача гражданину справочно - поисковых систем происходит на основании устного заявления гражданина
Подготовка архивом тематических справочно - поисковых систем для гражданина или организации проводится согласно заключенному договору на платной и/или бесплатной основе (приложение).
2.10. Конечный результат:
Результатом оказания государственной услуги будут являться: предоставление необходимых справочно - поисковых систем для поиска необходимой информации;
при необходимости, выдача архивных дел проводится согласно регламенту N 3 "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, работающих в читальных залах государственного архива республики на основе документов Архивного фонда Республики Хакасия и других архивных документов";
комфортное и быстрое прохождение всех формальностей, связанных с получением необходимой информации.
Во время предоставления государственной услуги гражданам гарантируется не более одного - двух взаимодействий с соответствующими должностными лицами. При этом гражданин не тратит время на ожидание в очереди, написание заявлений, работа со справочно - поисковыми системами проходит в комфортных условиях - в рабочем кабинете, читальном зале.
2.11. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги:
- отсутствие необходимых гражданину справочно - поисковых систем;
- отсутствие договора о подготовке архивом тематических справочно - поисковых систем по инициативе пользователя на платной основе;
- отсутствие соответствующего допуска к работе с документами содержащими гриф ограничения.
2.12. Платные услуги предоставляются гражданам только при заключении договора о подготовке архивом справочно - поисковых систем по индивидуальной теме и акта об оказании услуги (приложение N 1, 2).
3. Административные процедуры
3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги:
3.1.1. Юридические факты, являющиеся основанием для начала действия:
устное или письменное обращение юридического или физического лица в архивы лично, по почтовой, электронной связи.
3.2. За предоставление государственной услуги отвечает руководитель отдела и должностное лицо согласно должностному регламенту.
3.3. Максимальный срок выполнения государственной услуги:
- выдача запрашиваемой справочно - поисковой системы - до 10- 15 минут;
- подготовка архивом тематической справочно - поисковой системы (в зависимости от сложности запроса и хронологических рамок) - до 1 месяца.
3.4. Должностное лицо, исполняющее обращение юридического или физического лица, обязан сообщить заявителю в письменной или устной форме в указанные выше сроки результат рассмотрения обращения.
3.5. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решения осуществляют заведующие отделами государственного архива, а в случае обращения с жалобой на неправомерные действия или нарушение сроков исполнения - заместитель председателя или председатель Хаккомархива.
3.6. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании Административного регламента N 4:
