ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
"РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
Приказ
от 4 августа 2006 года N 205
Приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 10 августа 2006 года прилагаемый Порядок взаимодействия структурных подразделений ОАО "РЖД" и отражения в бухгалтерском учете недостач, потерь от порчи, убытков от несохранных перевозок материально-технических ресурсов, возникших при централизованных поставках через Росжелдорснаб - филиал ОАО "РЖД" (далее - Порядок).
2. Начальникам департаментов и управлений, железных дорог и других филиалов, иных структурных подразделений ОАО "РЖД" организовать изучение причастными работниками Порядка и обеспечить контроль за его соблюдением.
Президент ОАО "РЖД"
В.И.Якунин
УТВЕРЖДЕН
приказом ОАО "РЖД"
от 4 августа 2006 года N 205
ПОРЯДОК
взаимодействия структурных подразделений ОАО "РЖД" и
отражения в бухгалтерском и налоговом учете недостач,
потерь от порчи, убытков от несохранных перевозок
материально-технических ресурсов, возникших при
централизованных поставках через Росжелдорснаб -
филиал ОАО "РЖД"
1. Общие положения
Настоящий Порядок определяет:
- организацию работы по подготовке претензионных документов и предъявлению претензий по количеству и качеству материально-технических ресурсов (далее - товар), поставляемых централизованно через Росжелдорснаб - филиал ОАО "РЖД" (далее - Росжелдорснаб), в целях квалифицированной подготовки претензионных документов, своевременного и качественного предъявления претензий виновной стороне, недопущения дополнительных убытков при возникновении хозяйственных споров между ОАО "РЖД" и его контрагентами;
- порядок взаимодействия Росжелдорснаба и структурных подразделений ОАО "РЖД", являющихся получателями товара, при подготовке претензионных документов и предъявлении претензий, вытекающих из договоров поставки товаров для нужд ОАО "РЖД", заключенных Росжелдорснабом от имени ОАО "РЖД";
- порядок выдачи товара (груза) и взаимодействия Росжелдорснаба и структурных подразделений ОАО "РЖД" при подготовке, предъявлении и рассмотрении требований по возмещению убытков от несохранных перевозок груза, перевозимого железнодорожным транспортом;
- порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете недостач, потери и порчи товаров, а также убытков от несохранных перевозок груза железнодорожным транспортом, возникших при централизованных поставках через Росжелдорснаб.
2. Организация работы при подготовке претензионных
документов и предъявлении претензий по
количеству и качеству товара
2.1. Об организации приемки товара по количеству и
качеству и подготовке претензионных документов
2.1.1. Составление и оформление претензионных документов осуществляются структурными подразделениями филиалов ОАО "РЖД", являющимися получателями товара (далее - получатели).
2.1.2. В случае получения товара (груза) от транспортной организации получатели проверяют соответствие товара (груза) сведениям, указанным в транспортных и товаросопроводительных документах, а также принимают товар от транспортной организации с соблюдением правил, предусмотренных федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими деятельность транспорта.
При обнаружении несоответствия поступившего товара (груза) данным, указанным в товаросопроводительных документах по номенклатуре, количеству и качеству, получатели в целях соблюдения договорных обязательств по приемке товара направляют в Росжелдорснаб запрос о предоставлении копии договора поставки этого товара. Росжелдорснаб направляет получателю по факсимильной связи копию соответствующего договора поставки.
2.1.3. При установлении факта несохранной перевозки груза, перевозимого в железнодорожном подвижном составе парка ОАО "РЖД", получатели принимают меры в соответствии с разделом 3 настоящего Порядка.
При установлении факта несохранной перевозки груза, перевозимого иными видами транспорта, получатели извещают об этом Росжелдорснаб, который в соответствии с нормативными правовыми актами, регулирующими деятельность данного вида транспорта, принимают меры к урегулированию споров, вытекающих из договора перевозки груза.
2.1.4. Получатели производят приемку товара по количеству и качеству в соответствии с требованиями Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 15.06.65 N П-6 (в ред. постановлений Госарбитража СССР от 29.12.73 N 81, от 14.13.74 N 98, с изменениями, внесенными постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 22.10.97 N 18) (далее - Инструкция N П-6), и Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 25.04.66 N П-7 (в ред. постановлений Госарбитража СССР от 29.12.73 N 81, от 14.11.74 N 98, с изменениями, внесенными постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 22.10.97 N 18) (далее - Инструкция N П-7), также в соответствии с требованиями по приемке, предусмотренными государственными стандартами, техническими условиями и договорами.
2.1.5. Договорами поставки, заключаемыми Росжелдорснабом от имени ОАО "РЖД", могут предусматриваться правила приемки товара, отличающиеся от правил, установленных Инструкциями N П-6 и П-7. В этом случае исполнители в товарных управлениях Росжелдорснаба извещают получателей о необходимости приемки товара в соответствии с условиями договора, а получатели обеспечивают исполнение договорных обязательств.
2.1.6. Основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю) является акт, составляемый получателем в соответствии с требованиями Инструкций N П-6 и П-7 или договора поставки.
Для оформления приемки товара, имеющего количественное и качественное расхождение, а также расхождение в ассортименте с данными товаросопроводительных документов или не имеющего товаросопроводительных документов, применяется акт о приемке материалов (унифицированная форма N М-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а), либо Акт о приемке топлива и нефтепродуктов (специализированная внутриведомственная форма ФМУ-7, утвержденная указанием МПС России от 01.03.99 N Ш-209у).
2.1.7. Приемка товара по количеству производится по транспортным и товаросопроводительным документам поставщика (отправителя). Отсутствие указанных документов не влечет приостановления приемки товара. В этом случае получатели в течение 24 часов извещают по телеграфу Росжелдорснаб и поставщика (отправителя) о факте поставки товара без соответствующих документов и составляют акт о фактическом количестве, качестве и ассортименте товара, в котором указывают, какие документы отсутствуют.
2.1.8. Приемка товара по качеству производится в соответствии с прилагаемым к товару сертификатом (паспортом) качества (сертификатом соответствия) или техническим паспортом. В случаях, когда договором поставки установлен иной порядок приемки товара, получатель осуществляет приемку товара в соответствии с условиями договора.
Отсутствие указанных в настоящем пункте документов не влечет приостановления приемки товара. В случае поступления товара без документа, удостоверяющего его качество, получатели в течение 24 часов по телеграфу извещают Росжелдорснаб и поставщика (отправителя) о поставке товара без соответствующей документации.
2.1.9. При установлении расхождений по количеству, ассортименту, качеству, комплектности товара, таре или упаковке получатели приостанавливают приемку и в течение 24 часов направляют в Росжелдорснаб и поставщику (отправителю) телеграфное извещение, в котором указываются наименование товара, номер транспортного документа, вагона (контейнера), цистерны, автомобиля, количество недостающего (некачественного, некомплектного) товара, основные недостатки, состояние пломб, время, на которое назначена двусторонняя приемка (время двусторонней с участием представителя поставщика (отправителя) приемки не может быть назначено ранее срока, предусмотренного условиями договора поставки). С учетом специфики приемки отдельных видов товаров также указываются дополнительные сведения (например, показатели измерений, на основании которых определено количество нефтепродуктов).
2.1.10. При явке по вызову представителя поставщика (отправителя) получатели проверяют наличие у него доверенности (удостоверения) на право участия в двусторонней приемке товара и подписания акта, указанная доверенность (удостоверение) приобщается к претензионным материалам.
2.1.11. При неявке по вызову представителя поставщика (отправителя) получатели возобновляют приемку товара по количеству с участием представителя другого предприятия, либо с участием представителя общественности получателя, приемку товара по качеству - с участием представителя соответствующей инспекции по качеству, а при отсутствии такой инспекции - с участием представителя другого предприятия либо с участием представителя общественности. Условия настоящего пункта применяются, если иное не предусмотрено договором поставки.
В приемке товара участвуют уполномоченные представители получателя, компетентные по роду деятельности, образованию, опыту трудовой деятельности в вопросах определения количества и качества подлежащего приемке товара.
2.1.12. Участие в приемке представителя другого предприятия или представителя общественности оформляется удостоверением в порядке, установленном Инструкциями N П-6 и П-7.
2.1.13. К акту приемки товара получатели прилагают следующие документы:
- телеграмма о вызове представителя поставщика (отправителя) с доказательствами ее направления;
- копии сопроводительных документов (упаковочных листов, актов отгрузки, отгрузочных спецификаций и т. п.);
- транспортный документ;
- доверенность (удостоверение) на имя представителя поставщика (отправителя), удостоверяющая его право на участие в приемке товара по количеству и качеству или удостоверение представителя другой организации либо представителя общественности;
- копия документа, удостоверяющего качество товара;
- экспертное заключение о качестве товара;
- акт отбора проб и заключение по результатам их анализа;
- копия документа об исправности примененных при приемке измерительных приборов и их проверке в установленном порядке, если при определении количества и качества товара применялись измерительные приборы;
- другие документы, указанные в Инструкциях N П-6 и П-7, государственных стандартах, технических условиях и договорах.
2.1.14. В случае, когда по условиям договора для урегулирования претензии с поставщиком необходимо представление акта экспертизы запорно-пломбировочного устройства, Росжелдорснаб в лице начальника или заместителя начальника товарного управления курирующего поставку соответствующих товаров, извещает об этом получателей, а получатели обеспечивают получение акта экспертизы и его представление в составе претензионных документов. Расходы, связанные с проведением экспертизы, оплачиваются получателями с последующим отнесением их на виновную сторону.
2.1.15. В случае, если экспертизой будет установлено, что целостность запорно-пломбировочного устройства (далее - ЗПУ) не нарушена, стоимость ее проведения должна быть учтена при расчете претензии, предъявляемой поставщику. При предъявлении исков в сумму иска должна быть включена стоимость проведения экспертизы, за исключением случаев, когда на дату предъявления иска она неизвестна структурному подразделению, выполняющему от лица ОАО "РЖД" функцию истца (далее - истец). В случае, когда стоимость экспертизы стала известна истцу после выставления претензии, подачи искового заявления или уже имеется решение суда о виновности поставщика или поставщик признал претензионные требования получателя, расходы на экспертизу выставляются поставщику.
Расходы, связанные с проведением экспертизы для определения качества товара, также следует относить на виновную сторону и учитывать при расчете суммы претензии.
2.1.16. В случае, когда нормативными правовыми актами, обязательными требованиями государственных стандартов, техническими условиями и договорами по приемке отдельных видов товара установлен специальный порядок определения количества поступившего товара, Получатели при проведении приемки товара руководствуются также данными документами, о чем делается соответствующая запись в акте приемки.
2.1.17. Количество поступившего товара определяется в тех же единицах измерения, которые указаны в товаросопроводительных документах. Если в товаросопроводительных документах поставщик (отправитель) указал вес товара и количество мест, получатель проверяет его вес и количество мест. Полученные данные заносятся в акт приемки.
2.1.18. При оформлении актов о расхождении количества отгруженных нефтепродуктов и угля получатели рассчитывают общий размер недостачи с учетом естественной убыли и погрешности при измерении массы нетто в соответствии с действующими нормативными правовыми актами, обязательными требованиями государственных стандартов, техническими условиями и заключенными договорами по приемке отдельных видов товара.
2.1.19. Металл и металлопродукция, отгруженные поставщиком (отправителем) с указанием в транспортных и сопроводительных документах веса, определенного взвешиванием по стандарту или по обмеру, принимаются получателем аналогичным способом.
2.1.20. Проверка веса нетто производится в порядке, установленном государственными стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами. При невозможности перевески товара без тары определение веса нетто производится путем проверки веса брутто в момент получения товара и веса тары после ее освобождения из-под товара. Результаты проверки оформляются актом. Определение веса нетто путем вычета веса тары, транспортной оснастки, защитной тары и упаковки из веса брутто по данным, указанным отправителем в товаросопроводительных документах, без проверки фактического веса брутто и веса тары не допускается.
2.1.21. При установлении недостачи товара, отгруженного в открытом железнодорожном подвижном составе, и поступившего без признаков хищения в пути следования, получатели в обязательном порядке вносят в акт приемки товара соответствующую запись (например, товар поступил без признаков хищения в пути следования, погрузка в полувагоне равномерная, следы выемки отсутствуют).
2.2. Особенности организации работы по предъявлению
претензий по количеству и качеству товара
2.2.1. Получатели в срок, не превышающий 10 календарных дней с даты получения товара, направляют претензионные документы, подтверждающие результаты приемки товара, в Росжелдорснаб и поставщику (отправителю) товара, указанному в товаросопроводительном документе.
В Росжелдорснаб направляются два комплекта претензионных документов: первый - подлинные документы, второй - копии, за исключением составленных получателями актов и удостоверений представителя общественности или другого предприятия (данные документы представляются в двух подлинных экземплярах). Поставщику направляются копии претензионных документов, заверенных печатью и подписью уполномоченного представителя получателя.
Один полный комплект претензионных документов остается у получателя.
2.2.2. Претензионные документы в Росжелдорснаб и поставщику (отправителю) направляются заказной корреспонденцией с уведомлением о вручении и сопроводительным письмом получателя, в котором указываются:
- наименование, марка, количество и стоимость недостающего товара или товара, не соответствующего требованиям качества;
- фактические обстоятельства выявленных несоответствий;
- требования, вытекающие из нарушения договорных обязательств о количестве и/или качестве поставленного товара (требование о восполнении недостачи или замене товара ненадлежащего качества или уменьшении покупной цены, о возмещении транспортных расходов, связанных с нарушением условий договора поставки, возмещении убытков и т.п.);
- перечень прилагаемых документов.
2.2.3. Росжелдорснаб в течение 20 рабочих дней с даты получения претензионных документов определяет наличие правовых оснований для предъявления претензии и в случае наличия таких оснований подготавливает и направляет поставщику претензию.
2.2.4. При необходимости сотрудники товарных управлений Росжелдорснаба проводят переговоры с поставщиком, которому предъявлена претензия.
2.2.5. В случае обнаружения при приемке товара его излишков получатель принимает решение (с учетом имеющегося у него права на расходы) о принятии излишков или об их возврате поставщику. Получатель, решивший принять излишки товара, должен запросить в Росжелдорснабе соответствующие документы и до момента их получения учитывать товар на ответственном хранении. В соответствии с положениями настоящего Порядка получатель обязан оформить претензионные документы и направить их в Росжелдорснаб с сопроводительным письмом, содержащим информацию о решении по принятию излишков или по их возврату поставщику. Копия письма должна быть направлена в Департамент корпоративных финансов.
2.3. Рассмотрение претензионных документов
комиссией по рассмотрению претензий
