МИНИСТЕРСТВО ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 23 марта 2009 года N 78

Об утверждении Инструкции по делопроизводству Министерства энергетики Российской Федерации

(с изменениями на 30 ноября 2009 года)

В целях усовершенствования работы с документами в Министерстве энергетики Российской Федерации

приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Министерстве энергетики Российской Федерации (далее - Инструкция), согласованную с Росархивом.

2. Возложить на Департамент управления делами и государственной службы контроль за соблюдением в Министерстве требований Инструкции.

3. Руководителям структурных подразделений Министерства энергетики Российской Федерации организовать изучение Инструкции сотрудниками структурных подразделений и обеспечить соблюдение требований Инструкции.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра В.М.Азбукина.

Врио Министра
С.И.Кудряшов

УТВЕРЖДЕНА
приказом Минэнерго России
от 23 марта 2009 года N 78

     
Инструкция по делопроизводству в Министерстве энергетики Российской Федерации

(с изменениями на 30 ноября 2009 года)

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве энергетики Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов; устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве энергетики Российской Федерации (далее -Министерство).

2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 года N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст.305, N 47, ст.4933; 2007, N 43, ст.5202; 2008, N 9, ст.852; N 14, ст.1413) и на основе Конституции Российской Федерации (Российская газета, 25.12.93, N 237), Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст.5021; 2002, N 28, ст.2780; 2003, N 27, ст.2696), федеральных законов от 1 июня 2005 года N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст.2199), от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст.3448), от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст.3451), от 27 декабря 2002 года N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52, ст.5140; 2005, N 19, ст.1752; 2007, N 19, ст.2293, N 49, ст.6070), от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст.2060), от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253) и других законодательных актов, а также постановлений Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст.123; 2001, N 24, ст.2461; 2006, N 52, ст.5587), от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст.3165), государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 4 апреля 2003 года N 07/3276-ЮД), Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 года N 536 (зарегистрирована в Минюсте России 27 января 2006 года, N 7418), Регламентом Министерства энергетики Российской Федерации, утвержденным приказом Минэнерго России от 20 ноября 2008 года N 213 (зарегистрирован в Минюсте России 26 декабря 2008 года, N 13011), иных нормативных правовых актов.

3. Работа с секретными документами в Министерстве осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.

Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, определен постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст.3165).

4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием системы автоматизации документооборота и контроля исполнения.

5. Обработка входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, включая личный прием, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в центральном аппарате Министерства, а также координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции департаментами Министерства осуществляются Департаментом управления делами и государственной службы.

Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в Министерстве с применением автоматизированной системы обработки документов, функционирование которой осуществляется в соответствии с положениями Инструкции.

6. Рассматриваемые и подготавливаемые в Министерстве проекты документов, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

7. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Министерства.

8. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил документирования и документооборота, в т.ч. порядка работы с обращениями граждан, в департаментах возлагаются на их руководителей. Директора департаментов назначают ответственных за делопроизводство и контроль исполнения документов, в должностные обязанности которых входят в том числе:

прием, учет и распределение поступающих в департамент документов;

передача документов на рассмотрение директору департамента и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

учет и регистрация исходящих документов департамента, проверка правильности их оформления и передача документов на отправку;

контроль состояния исполнения документов с установленными сроками исполнения;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

ввод в электронную базу данных департамента информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", находящихся на исполнении у сотрудников департамента;

обеспечение учета, использование и сохранности номерных гербовых бланков Министерства;

подготовка перечня испорченных бланков для передачи в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы (вместе с бланками), ежеквартально;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов и возвращением их в отдел организации делопроизводства и архива;

разработка номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в Департамент управления делами и государственной службы (на архивное хранение);

составление актов об уничтожении дел с истекшими сроками хранения в соответствии с действующими перечнями дел со сроками хранения и утвержденной номенклатурой дел, организация и обеспечение уничтожения документов;

ознакомление сотрудников департамента с нормативными правовыми актами, организационно-распорядительными документами и информационными материалами, поступающими в подразделение;

прием и передача информации по средствам факсимильной связи, установленным в департаменте.

9. Вести переписку между департаментами (отделами) по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не рекомендуется.

II. Правила подготовки и оформления документов (документирование)

Акты Министерства

10. Правовые акты Министерства издаются в виде приказов и распоряжений. Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах компетенции в виде приказов. Правовые акты организационно-распорядительного характера издаются Министерством в виде приказов и распоряжений.

11. Приказами по основной деятельности утверждаются регламенты, положения, правила, инструкции и другие акты, носящие нормативно-правовой характер.

Приказами (распоряжениями) по основной деятельности и личному составу оформляются индивидуальные правовые предписания по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности Министерства.

12. Оформление нормативных правовых актов и индивидуальных предписаний в виде писем и телеграмм не допускается.

Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.

13. Поручение исполнителю по подготовке проекта приказа (распоряжения) дает директор департамента (заместитель директора, начальник отдела), который обязан сформулировать конкретное и четкое задание, а также определить срок представления проекта.

Исполнителем проекта приказа (распоряжения) Министерства может быть только государственный служащий центрального аппарата Министерства.

14. Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

15. Для подготовки наиболее сложных проектов приказов (распоряжений), а также приказов, совместных с иными федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.

16. Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, компетенции Министерства, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным. Содержащиеся в приказе (распоряжении) поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов (распоряжений).

Бланки документов

17. Документы Министерства, как правило, оформляются на гербовых бланках (далее - бланках) и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются типографским способом на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

18. Состав видов и формы бланков, применяемых в Министерстве, утверждаются Министром по представлению Департамента управления делами и государственной службы (приложение N 1).

19. Бланки документов Министерства подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера.

20. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

21. Отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы ведет централизованный учет бланков раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (журнале), при этом используются следующие реквизиты:

количество экземпляров;

номера гербовых бланков;

наименование департамента, фамилия и инициалы должностного лица -получателя гербовых бланков;

расписка в получении.

В департаментах бланки учитываются и выдаются под роспись в регистрационно-учетной форме (журнале).

22. Уничтожение испорченных гербовых бланков производится Департаментом управления делами и государственной службы по акту о списании и уничтожении номерных гербовых бланков Министерства энергетики Российской Федерации (приложение N 16). Департаменты передают перечень испорченных бланков вместе с испорченными бланками в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы для уничтожения.

Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

23. При подготовке организационно-распорядительных документов работники Министерства оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов":

1) Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст.5021; 2002, N 28, ст.2780; 2003, N 27, ст.2696).

2) Наименование и справочные данные о Министерстве

Наименование Министерства указывается в точном соответствии с Положением о нем. Сокращенное наименование помещают в скобках ниже полного.

Справочные данные о Министерстве включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты.

3) Дата документа