МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 29 февраля 2012 года N 53
О внесении изменений в приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 10 марта 2011 года N 77
В соответствии с пунктом 4 Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 года N 176-р, и постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 года N 751 "О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"
приказываю:
Внести изменения в приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 10 марта 2011 года N 77 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации" согласно приложению к настоящему Приказу.
Министр
И.Е.Левитин
Приложение
к приказу Минтранса России
от 29 февраля 2012 года N 53
Изменения, вносимые в приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 10 марта 2011 года N 77 "Об утверждении инструкции по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации"
Внести в Инструкцию по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденную приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 10 марта 2011 года N 77, следующие изменения:
1. Подпункт 2.1.1 пункта 2.1 дополнить абзацем вторым в следующей редакции:
"При подготовке электронных документов в Министерстве используются электронные шаблоны бланков документов".
2. Подпункт 2.1.3 пункта 2.1 дополнить абзацем двенадцатым в следующей редакции:
"Образцы бланков Министерства и электронные шаблоны бланков Министерства утверждаются Министром".
3. В подпунктах 2.2.1 пункта 2.2 и в пункте 3 приложения N 11 к Инструкции слова "должность лица, подписавшего документ" заменить словами "должность лица - автора документа".
4. В подпункте 2.4.6.2 пункта 2.4 слова "наименование должности лица, подписавшего документ" заменить словами "должность лица - автора документа".
5. В подпункте 2.2.1 пункта 2.2 и пункте 11 приложения N 11 к Инструкции слова "наименование документа" заменить словами "наименование либо аннотация документа".
6. В подпункте 3.4.4 пункта 3.4 слова "Письма граждан регистрируются в Инспекции" дополнить словами "и формируются в дела отдельно от других документов Министерства в соответствии с Регламентом по работе с обращениями граждан, утвержденным Министром".
7. Пункт 3.8 дополнить подпунктом 3.8.7 в следующей редакции:
"3.8.7. Организация передачи документов с использованием системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) изложена в главе 5 "Особенности работы с электронными документами" настоящей Инструкции".
8. Подпункт 3.9.4 пункта 3.9 изложить в следующей редакции:
"3.9.4. Постановления коллегий Министерства и протоколы заседаний и совещаний, проводимых Министром или лицом, его замещающим, регистрируются в Канцелярии".
9. Подпункт 3.9.9 пункта 3.9 изложить в следующей редакции:
"3.9.9. Технические задания на зарубежные командировки регистрируются и хранятся в отделе государственной службы и кадров Административного департамента".
10. В подпункте 3.10.2 пункта 3.10:
1) абзац второй изложить в следующей редакции:
"Контроль за исполнением правительственных поручений, поручений Министра по неправительственной корреспонденции, поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых Министром (или лицом, его замещающим), постановлений коллегии Министерства и обращений граждан обеспечивается работниками Инспекции";
2) абзац третий исключить.
11. В подпункте 3.10.3 пункта 3.10:
1) слова "Протокольно-организационный отдел Административного департамента осуществляет контроль за своевременным исполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Министра или исполняющего обязанности Министра и постановлениях коллегии Министерства" исключить;
2) слова "Департаменты, ответственные за исполнение и оперативный контроль, представляют информацию об исполнении поручений (ходе исполнения) в Инспекцию и протокольно-организационный отдел (в части исполнения поручений коллегии Министерства и поручений, указанных в протоколах совещаний у Министра или лица, его замещающего)" заменить словами "Департаменты, ответственные за исполнение и оперативный контроль, представляют информацию об исполнении (ходе исполнения) поручений в Инспекцию".
12. В подпункте 3.10.6 пункта 3.10 слова "Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения соответствующего поручения и документированного подтверждения исполнения" дополнить словами "; в случае направления документа за подписью руководства департамента необходимо доложить об исполнении поручения (с приложением копии документа) курирующему заместителю Министра любым из следующих способов: докладная записка, визирование заместителем Министра копии документа. При наличии в указаниях по исполнению документа поручения о направлении документа за подписью руководства департамента доклад не требуется".
13. В абзаце двадцать третьем подпункта 3.10.6 пункта 3.10 слова "в протокольно-организационный отдел Административного департамента" заменить словами "в Инспекцию".
14. В абзаце двадцать четвертом подпункта 3.10.6 пункта 3.10 слова "протокольно-организационный отдел Административного департамента" заменить словом "Инспекцию".
15. Главу 5 изложить в следующей редакции:
"5. Особенности работы с электронными документами
5.1. В Министерстве создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образцы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в ЕСАДД.
Электронный документ должен быть оформлен и согласован по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
5.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью Министерства - автора документа в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст.2036).
5.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в ЕСАДД во внутреннем документообороте Министерства могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Министерстве, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
5.4. Состав электронных документов, обращающихся в ЕСАДД, определяется Министром на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Министром по согласованию с Федеральным архивным агентством.
5.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в ЕСАДД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
5.6. Прием и регистрация входящих документов, адресованных Министру, заместителям Министра, Министерству, регистрация и отправка электронных документов, подписанных Министром, заместителями Министра, осуществляются Канцелярией.
5.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, Канцелярия осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
5.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководству Министерства, направлении электронных документов в департаменты исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
5.9. Документы, создаваемые в Министерстве и (или) поступившие в Министерство на бумажном носителе, заносятся в ЕСАДД после сканирования, создания электронных образов документов и их сравнения с подлинниками документов.
5.10. Порядок организации обмена электронными сообщениями между органами государственной власти Российской Федерации и Министерством с использованием системы МЭДО определен в Регламенте обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации с использованием системы межведомственного электронного документооборота, утвержденного ФСО России.
Пользователь автоматизированного рабочего места системы МЭДО принимает решение о необходимости регистрации (учета) поступившего электронного сообщения в системе электронного документооборота Министерства или распечатывает документ на бумажном носителе, регистрирует (учитывает) его и доводит до соответствующих должностных лиц в порядке, аналогичном порядку доведения корреспонденции, поступающей по почтовой или фельдъегерской связи.
Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, проходят регистрацию в ЕСАДД в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
При загрузке электронного сообщения в ЕСАДД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
5.11. В целях учета и поиска документов в ЕСАДД в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с нижеприведенной таблицей.
Наименование сведений о документе | Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку |
1 | 2 |
1. Адресант | Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
2. Адресат | Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат") |
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | В соответствии с реквизитом "Подпись" |
4. Вид документа | В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
5. Дата документа | В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
6. Номер документа | В соответствии с номером, присвоенным документу автором |
7. Дата поступления документа | Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
8. Входящий номер документа | Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) |
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа | В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
10. Наименование либо аннотация документа | Краткое содержание документа (заголовок к тексту документа) |
11. Индекс дела | Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
12. Сведения о переадресации документа | На основании указаний по исполнению документа (реквизит "Указания по исполнению") |
13. Количество листов основного документа | Количество листов основного документа |
14. Количество приложений | Количество приложений |
15. Общее количество листов приложений | Общее количество листов приложений |
16. Указания по исполнению документа | Указания по исполнению документа или поручение руководителя, определяющие характер исполнения документа и срок исполнения |
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя | Наименование должности, фамилия и инициалы исполнителя |
18. Гриф ограничения доступа к документу | В соответствии с отметкой о конфиденциальности ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.) |
В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу и др.
5.12. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ЕСАДД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст.2060), заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому (электронному) адресу, указанному в обращении.
5.13. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы
5.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Министерстве в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
