• по
Более 58000000 судебных актов
  • Текст документа
  • Статус


ВЫСШИЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 14 мая 1999 года N С4-7/УД-528

О некоторых вопросах ведения делопроизводства


Направляются рекомендации по некоторым вопросам ведения делопроизводства, возникшим в ходе практической деятельности арбитражных судов.

Изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации будут внесены после принятия закона о внесении изменений в Федеральный закон "Об исполнительном производстве" и принятия нового Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

А.А.Арифулин

Приложение. Рекомендации по некоторым вопросам ведения делопроизводства

Приложение

I. Вопросы делопроизводства, связанные с исполнением судебных актов

1. Бланки исполнительных листов изготавливаются только типографским способом по утвержденному образцу с указанием на оборотной стороне бланков в левом нижнем углу порядковых учетных номеров.

2. Бланки исполнительных листов хранятся в суде в металлическом шкафу у ответственного за их учет и хранение лица, назначаемого приказом председателя суда.

В судебной коллегии (составе) лица, ответственные за получение, хранение и выдачу оформленных исполнительных листов, назначаются распоряжением председателя судебной коллегии (состава).

3. Журналы учета бланков исполнительных листов и журналы выдачи оформленных исполнительных листов прошиваются и скрепляются печатью канцелярии. Листы журналов нумеруются пастой черного или синего цвета в правом верхнем углу лицевой стороны, количество листов в каждом журнале указывается прописью и заверяется на оборотной стороне последнего листа подписью заведующего канцелярией.

4. Контроль за соблюдением в суде порядка учета, хранения и выдачи бланков исполнительных листов, а также выдачи оформленных исполнительных листов осуществляет заведующий канцелярией арбитражного суда, а в судебных коллегиях (составах) - лицо, назначаемое распоряжением председателя судебной коллегии (состава).

5. В случае порчи бланка исполнительного листа ответственный за делопроизводство в судебной коллегии (составе) возвращает испорченный бланк ответственному за учет бланков в суде лицу под его расписку, о чем делаются соответствующие отметки в журналах учета и выдачи бланков.

В случаях утери бланков или оформленных исполнительных листов ответственные за их хранение и учет лица немедленно сообщают об этом заведующему канцелярией суда, который докладывает об утере председателю суда и по его указанию проводит служебное расследование.

Списание и уничтожение испорченных, а также утраченных бланков или исполнительных листов производится по акту комиссией, образуемой распоряжением председателя суда. В журналах учета бланков и выдачи исполнительных листов делаются соответствующие отметки.

6. При увольнении, уходе в отпуск и в других случаях длительного отсутствия лиц, ответственных за хранение и выдачу бланков исполнительных листов, эти обязанности по приказу председателя суда или соответственно по распоряжению председателя судебной коллегии (состава) возлагаются на других работников, которым бланки передаются по акту приема-передачи с отметкой в журналах учета.

7. Бланк исполнительного листа заполняется машинописным способом. Одновременно с оригиналом изготавливается копия исполнительного листа, которая удостоверяется специалистом суда, подшивается к судебному делу и вносится в опись его документов.

8. Исполнительный лист подписывается судьей (председательствовавшим в судебном заседании), заверяется гербовой печатью и после вступления судебного акта в силу выдается или высылается взыскателю заказным письмом с уведомлением о вручении.

В таком же порядке исполнительные листы направляются налоговым органам.

Если исполнительный лист выдается взыскателю или его представителю, ими должен быть предъявлен документ, удостоверяющий личность, а представителем взыскателя - также доверенность. Лицо, получившее исполнительный лист, расписывается в журнале учета выдачи исполнительных листов. Его фамилия и реквизиты предъявленных им документов фиксируются в журнале.

9. О выдаче или направлении по почте исполнительного листа делается отметка на оборотной стороне копии исполнительного листа, а также на внутренней стороне обложки судебного дела с указанием даты и порядкового номера записи в журнале учета выдачи исполнительных листов.

Копии сопроводительных писем о направлении исполнительных листов, почтовые уведомления о вручении подшиваются в материалы судебного дела и вносятся в его опись.

10. Поступившие в суд постановления судебного пристава-исполнителя о возбуждении исполнительного производства по исполнительному листу, выданному по делу, рассмотренному в первой инстанции, а также иные его постановления и судебные акты по данному арбитражному делу, вынесенные в процессе исполнения решения, переписка по этим вопросам (статьи 9-11, 16-19, 22 и 24 Федерального закона "Об исполнительном производстве") подшиваются в материалы судебного дела и вносятся в его опись специалистом судебной коллегии (состава).

11. Жалобы на действия судебных приставов-исполнителей регистрируются в канцелярии суда и подлежат отдельному учету. По ним заводятся самостоятельные производства по общим правилам оформления судебных дел. Производству по жалобе присваивается порядковый номер жалобы по мере поступления в текущем году, через дефис указывается номер судебного дела, по которому выдан исполнительный лист, а затем календарный год поступления жалобы.

В случае поступления повторных жалоб на действия судебного пристава-исполнителя по одному и тому же исполнительному производству они подшиваются в производство, заведенное по первой жалобе.

12. Зарегистрированные заявления и жалобы передаются не позднее следующего дня председателю суда или судье, ответственному за работу, связанную с исполнением судебных актов арбитражного суда, которые направляют их соответствующим судебным коллегиям (составам) или судьям для исполнения.

О времени рассмотрения заявления, жалобы в заседании арбитражного суда извещаются взыскатель, должник и судебный пристав-исполнитель.

13. Копии определения суда, принятого по заявлению или жалобе, направляются взыскателю, должнику и судебному приставу-исполнителю, действия которого обжаловались, заказными письмами с уведомлением о вручении.

В том случае, если определения об отложении исполнительных действий, приостановлении, возобновлении или прекращении исполнительного производства выносились иным арбитражным судом - по месту нахождения судебного пристава-исполнителя, копии этих определений направляются также в суд, выдавший исполнительный документ.

14. Жалоба на действия судебного пристава-исполнителя, приложенные к ней документы, переписка, связанная с рассмотрением жалобы, и принятые арбитражным судом определения подшиваются специалистом судебной коллегии (состава) в производство по жалобе и вносятся во внутреннюю опись документов этого производства.

15. Производства по жалобам входят в номенклатуру дел тех судебных коллегий (составов), судьями которых жалобы были разрешены по существу, и хранятся до истечения срока на кассационное обжалование либо до возвращения дела из кассационной инстанции, а затем передаются в архив суда.

16. Рассмотренные судебные дела, по которым возбуждено исполнительное производство, подлежат хранению в архиве суда в соответствии с установленными срокам хранения. Однако они не могут быть уничтожены до окончания исполнения либо прекращения исполнительного производства.

Сроки хранения исполнительных производств будут установлены Центральной экспертной комиссией Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

II. Отдельные вопросы регистрации документов и судебных дел

1. Дополнительно поступающие документы по судебному делу регистрируются по номеру дела, для приобщения к которому они представлены. На первом листе дополнительно поступивших материалов проставляется штамп с датой поступления и регистрационным номером судебного дела.

2. Поскольку встречный иск предъявляется для совместного рассмотрения с первоначальным иском, он регистрируется по номеру первоначально поступившего иска и приобщается к судебному делу по этому иску. На первом листе встречного искового заявления ставится штамп суда с датой поступления и указывается регистрационный номер.

3. При объединении нескольких однородных судебных дел в одно производство (ч.2 ст.105 АПК РФ) номер дела, с которым объединяются другие дела, указывается в определении судьи об объединении дел и в дальнейшем дело учитывается по этому номеру. В регистрационно-контрольных карточках по делам, объединяемым с делом, указанным в определении суда, делается отметка о соединении дел и проставляется номер этого дела.

4. При выделении дел (ч.3 ст.105 АПК РФ) выделенному делу присваивается новый регистрационный номер как вновь поступившему исковому заявлению, а датой начала производства по нему будет являться дата первоначально поступившего иска. В регистрационно-контрольной карточке производится отметка о выделении одного или нескольких требований в отдельное производство и указывается номер выделенного дела.

III. Вопросы, связанные с выдачей копий документов и описью документов дела

1. Судья (председательствующий в судебном заседании) подписывает только подлинник судебного акта, который подшивается в судебное дело. Копии судебного акта направляются лицам, участвующим в деле. Верность копии свидетельствуется (удостоверяется) подписью работника (специалиста), ответственного за делопроизводство в суде, и гербовой печатью суда. Это требование соблюдается и в тех случаях, когда копии изготовлены путем ксерокопирования.

2. Работник суда (специалист судебного состава, канцелярии) должен совершить на копии судебного акта удостоверительную надпись: проставить непосредственно под текстом на свободном месте лицевой стороны последней страницы копии (или на ее оборотной стороне, если акт печатался с оборотом) прямоугольный мастичный штамп "Копия верна". Реквизиты штампа должны содержать наименование суда, должность удостоверяющего копию работника, его подпись, расшифровку подписи, количество листов (цифрами и прописью) и дату удостоверения.

Если штампа с такими реквизитами не имеется, все реквизиты должны быть указаны машинописным способом или от руки.

3. В тех случаях, когда копия документа состоит из нескольких листов, все они должны быть прошиты прочной ниткой (либо специальной тонкой лентой), концы ее выведены на оборотную сторону последнего листа копии, заклеены плотным бумажным кружком ("звездочкой"), а печать поставлена так, чтобы ее оттиск находился на листе и частично захватывал бумажную наклейку.

Здесь же совершается удостоверительная надпись с указанными выше реквизитами и проставляется цифрами и прописью количество листов копии.

4. Внутреннюю опись документов судебного дела составляет специалист судебного состава, формирующий дело. Листы судебного дела нумеруются шариковой ручкой с пастой черного или синего цвета арабскими цифрами в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа.

5. Нумерация листов каждого последующего тома дела начинается с единицы.

В конце внутренней описи каждого тома дела цифрами и прописью указывается количество листов, составляющих том.

Опись заверяется подписью составившего ее работника суда, который полностью указывает свою должность, фамилию и проставляет дату заверения описи (см. приложение 40 к Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации).

6. В таком же порядке заверяется внутренняя опись документов судебного дела каждый раз при ее дополнении в случаях поступления новых материалов и документов, судебных актов, подлежащих приобщению к делу.

Помимо работника, ответственного за составление описи и ее соответствие находящимся в деле документам, опись может быть заверена и судьей, рассматривающим данное судебное дело.

7. В апелляционной, кассационной и надзорной инстанциях опись последовательно приобщаемых к судебному делу документов продолжается по порядковым текущим номерам, т.е. порядковая нумерация документов должна быть сквозной, единой.

IV. Вопросы архивного делопроизводства

1. Оформление и подготовка судебных дел для передачи в архив арбитражного суда производится непосредственно в судебных составах специалистами по делопроизводству при методической помощи работника архива суда (Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации, разделы 19, 20).

2. Судебное дело подлежит сдаче в архив суда после истечения сроков на апелляционное и кассационное обжалование, если жалобы не подавались, или после рассмотрения дела в этих инстанциях, за исключением случаев, когда дело направлено на новое рассмотрение.

Судья, вынесший решение при рассмотрении дела в первой инстанции, перед сдачей дела в архив проставляет срок его хранения на лицевой стороне первого листа обложки судебного дела и визирует сдаточную опись, по которой дело (дела) сдается (сдаются) в архив суда.

Работники архива суда, принимая каждое дело, проверяют правильность его оформления и осуществляют полистную проверку документов дела (Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации - раздел 22, Инструктивно-методическое письмо Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.06.97 "О порядке и сроках архивного хранения судебных дел" - раздел III).

3. Уничтожение находящихся в архиве арбитражного суда судебных дел с истекшими сроками хранения осуществляется следующим образом.

Подлежащие уничтожению дела подбираются работниками архива суда.

После просмотра материалов судебных дел членами экспертной комиссии арбитражного суда и подписания ими актов на уничтожение проводится техническая работа по подготовке дел к уничтожению.

4. Работниками архива суда дела расшиваются, из них изымаются все судебные акты, а также другие документы, касающиеся их исполнения или отмены.

Изъятые из дел документы формируются в отдельные дела в хронологическом порядке по датам или по номерам судебных дел (это определяется заведующим архивом суда) и остаются на постоянном хранении в архиве суда. Эти дела вносятся под отдельным индексом в номенклатуру дел архива суда.

Расшитые судебные дела складываются в упаковки работниками архива суда. Работники, назначаемые руководством арбитражного суда, забирают упаковки из архива, подписывают акты на уничтожение дел и сдают упаковки по весу для переработки в организации вторсырья или на завод по сжиганию макулатуры. Присутствие указанных работников суда при процессе уничтожения дел не обязательно.

Такой порядок уничтожения дел определен Основными правилами работы ведомственных архивов (раздел 3, пункт 3.4.7), утвержденных приказом Главархива СССР от 05.09.85 N 263, Инструктивно-методическим письмом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.06.97 "О порядке и сроках архивного хранения судебных дел" (разделы I и III).

5. В целях определения сроков архивного хранения документов и отбора для хранения документов, имеющих юридическую, историческую, научную и иную значимость, в арбитражных судах проводится экспертиза ценности документов.

6. Для организации и проведения такой экспертизы в каждом суде должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия из числа судей, работников архива и делопроизводственных служб, возглавляемая заместителем председателя арбитражного суда.

7. Экспертиза ценности документов проводится по делам с постоянным и долговременным сроками хранения, находящимся в архиве арбитражного суда. Сбор (прием), классификацию (подбор) дел с документами, подлежащими экспертизе ценности, осуществляют работники архива суда. Ответственным за эту работу является секретарь экспертной комиссии суда - заведующий архивом (лицо, ответственное за ведение архива суда).

8. Экспертиза ценности документов суда проводится в соответствии с положениями Основных правил работы ведомственных архивов (раздел 3) и Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (раздел 18).

Управление делопроизводства

Управление
совершенствования законодательства

Организационно-контрольное управление

     
     
     
Текст документа сверен по:
рассылка
     
     

Номер документа: С4-7/УД-528
Принявший орган: Высший Арбитражный Суд Российской Федерации
Дата принятия: 14 мая 1999

Поиск в тексте