Министерство транспорта Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

ПРИКАЗ

от 28 мая 2007 года N 129

     

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа Росжелдора от 10 сентября 2021 года N 410
____________________________________________________________________

В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 года N 30, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536, а также в целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта

приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством.

2. Заместителям руководителя Федерального агентства железнодорожного транспорта и начальникам управлений обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми работниками соответствующих управлений.

3. Руководителям территориальных управлений Федерального агентства железнодорожного транспорта в работе со служебными документами и обращениями граждан руководствоваться требованиями Инструкции.

4. Признать утратившим силу приказ Федерального агентства железнодорожного транспорта от 17 марта 2005 года N 8 "Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Административно-кадрового управления А.М.Беспалова.

Руководитель
И.В.Ромашов

Приложение N 1
к приказу Росжелдора
от 28 мая 2007 года N 129

     
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства
железнодорожного транспорта

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст.305; N 47, ст.4933) на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536.

1.2. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта.

1.3. Росжелдор организует и ведет делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст.3233), Регламента Федерального агентства железнодорожного транспорта, утвержденного приказом Росжелдора от 05.04.2005 N 11*, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции.

________________

* Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2005 N 6617.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Росжелдоре, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.5. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.94 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч.II), ст.3165).

1.6. Правила работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, установлены законодательством Российской Федерации о коммерческой тайне.

1.7. Правила работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, регламентируются специальной инструкцией.

1.8. Основные требования по организации делопроизводства в Росжелдоре:

ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях возлагается на их руководителей;

руководитель структурного подразделения определяет работника, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство Росжелдора о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление служащих с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах;

при смене руководителя структурного подразделения в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним;

при увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя структурного подразделения через работника, ответственного за делопроизводство, другим работникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив;

в случае увольнения работника, ответственного за делопроизводство структурного подразделения, дела должны быть переданы по акту другому работнику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность;

в случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работники ликвидированного (реорганизованного) структурного подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют их для последующей передачи в архив Росжелдора независимо от сроков хранения;

порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации и гражданам устанавливается руководством Росжелдора. Ограничения на использование служебной информации не должны противоречить законодательству Российской Федерации;

руководители структурных подразделений и работники Росжелдора несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации;

при утрате документов руководитель структурного подразделения обязан назначить служебное расследование, о результатах которого информирует руководство Росжелдора и начальника Административно-кадрового управления, принимает меры к розыску подлинников документов. В случае если подлинники документов не найдены, руководителем структурного подразделения составляется акт об утрате документов, который утверждается руководителем Росжелдора (заместителем руководителя) и представляется в Административно-кадровое управление вместе с заверенными в установленном порядке копиями утраченных документов.

1.9. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Росжелдора осуществляются отделом документационного обеспечения и архивов Административно-кадрового управления (далее - служба ДОУ).

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы Росжелдора должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.1.2. В Росжелдоре применяются бланки:

бланк приказа продольный;

бланк распоряжения продольный;

бланк руководителя угловой;

бланк заместителя руководителя угловой;

общий бланк угловой;

бланк структурного подразделения угловой;

бланк командировочного удостоверения.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны их расположения) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны их расположения).

2.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Росжелдора.

2.1.4. За исключением случаев, предусматривающих использование Государственного герба Российской Федерации, документы Росжелдора оформляются на бланках с воспроизведением эмблемы Росжелдора.

2.1.5. Документы, издаваемые от имени Росжелдора и другого федерального органа исполнительной власти либо организации, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

При переписке между структурными подразделениями Росжелдора бланки не используются.

2.1.6. Бланки документов Росжелдора должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.1.7. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Росжелдора или его заместителей. Соответствующие предложения вносятся начальником Административно-кадрового управления вместе с образцами бланков.

Образцы бланков Росжелдора приведены в приложениях N 1-10 к настоящей Инструкции.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в Росжелдоре

При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2.2.1. Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч.I), ст.5021; 2003, N 27 (ч.I), ст.2696).

2.2.2. Эмблема Росжелдора.

Эмблема Росжелдора может помещаться на бланках документов с угловыми штампами Росжелдора в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24.03.2006 N 162 "Об учреждении эмблемы и флага Федерального агентства железнодорожного транспорта" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 14, ст.1542).

2.2.3. Код Росжелдора (указывается по усмотрению Росжелдора).

Код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.2.4. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (указывается по усмотрению Росжелдора).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (указывается по усмотрению Росжелдора).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.6. Наименование Росжелдора.

Наименование Росжелдора должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении о Федеральном агентстве железнодорожного транспорта, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 года N 397 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст.3344). Сокращенное наименование помещается в скобках ниже полного.

Над наименованием Росжелдора указывается полное или сокращенное наименование Министерства транспорта Российской Федерации, в ведении которого он находится.

2.2.7. Справочные данные о Росжелдоре.

Справочные данные о Росжелдоре включают почтовый адрес и номер телефона/факса.

2.2.8. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого Росжелдором, должно соответствовать виду документа, предусмотренного Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).